Följande flödesshema beskriver hur en offentlig upphandling går till, från planering till kontraktskrivning.

Planering

Behovsanalys

En offentlig upphandling inleds med en identifiering av ett behov och en analys av hur behovet kan tillgodoses. Upphandlingen planeras därefter varvid bland annat en beräkning av kontraktets totala värde ska göras.

Förfrågningsunderlaget

Förfrågningsunderlaget är det underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller en leverantör inför en upphandling. Till förfrågningsunderlaget hör även de handlingar som kompletterar det. Den väsentligaste uppgiften i förfrågningsunderlaget är att ange föremålet för upphandlingen, som ska anges preciserat och begripligt. Stor vikt läggs på att förfrågningsunderlaget skall vara fullständigt och tydligt. Om en leverantör inte förstår eller anser att förfrågningsunderlaget är oklart bör den upphandlande myndigheten kontaktas för ett eventuellt förtydligande.

Ett förfrågningsunderlag består av:

• Krav på leverantören
• Tekniska specifikationer
• Utvärderingsgrunder
• Kommersiella villkora
• Administrativa bestämmelser

Upphandlingsprocessen

Annonsering

I princip ska all offentlig upphandling annonseras. Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas och valet av förfarande avgörs av upphandlingens beräknade värde, typ av upphandlande myndighet och kategori av tjänst. Direktupphandlingar behöver inte annonseras och annonsering behöver inte heller ske i vissa särskilt i lagen angivna situationer vid förenklat förfarande och vid förhandlat förfarande.

Anbudsgivning

Den upphandlande myndigheten ska ange hur ansökningar (i annons) och anbud i övrigt (i annons eller förfrågningsunderlag) ska lämnas.
Anbud till Vänersborgs kommun lämnas i de allra flesta fall i TendSign, vilket är det upphandlingssystem som används.
Anbudsansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela ett kontrakt till antagen leverantör/leverantörer.

Uteslutning av leverantör

Vissa omständigheter ska leda till uteslutning av en leverantör medan andra omständigheter får leda till en uteslutning. Det finns en skyldighet för upphandlande myndigheter att utesluta en leverantör om den upphandlande myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom gjort sig skyldig till viss ekonomisk brottslighet, om leverantören är försatt i konkurs eller likvidation eller att leverantören är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt en lagakraftvunnen dom.

Kontroll av leverantörers lämplighet (kvalificering)

Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget eller annonsen/kvalifikationsunderlaget avseende leverantörens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet.

Tilldelning av kontrakt (utvärdering av anbud)

Den upphandlande myndigheten tilldelar kontraktet enligt den utvärderingsgrund som har angivits; antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten eller det anbud som har lägsta pris. Tilldelningsbeslutet med skäl lämnas till anbudsgivaren/anbudsgivarna.

Avtalsspärr

När en upphandlande myndighet eller enhet har meddelat tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under viss tid. Om tilldelningsbeslutet meddelas till leverantörerna elektroniskt (t ex via e-post) gäller avtalsspärren i minst tio dagar. Om tilldelningsbeslutet meddelas på annat sätt (t ex via traditionellt brev), eller både elektroniskt och på annat sätt, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar.